Wspólna nota informacyjna dotycząca praktyk z zakresu ochrony prywatności

This Joint Notice of Privacy Practices has been prepared in English and translated into the following languages. The English version is the official version, and the other versions are provided for reference. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version shall prevail.

Arabic | English | French [Canada] | French [Europe] | German | Gujarati | Haitian Creole | Hindi | Italian | Japanese | Korean | Mandarin | Polish | Portuguese | Russian | Spanish [Latin America] | Spanish [Spain] | Tagalog | Vietnamese

DATA WEJŚCIA W ŻYCIE: 30 września 2026

NINIEJSZA NOTA INFORMACYJNA OPISUJE, W JAKI SPOSÓB DANE DOTYCZĄCE STANU ZDROWIA ŚWIADCZENIOBIORCY MOGĄ BYĆ WYKORZYSTYWANE I UJAWNIANE ORAZ JAK MOŻNA UZYSKAĆ DOSTĘP DO TYCH INFORMACJI. PROSIMY O UWAŻNE ZAPOZNANIE SIĘ Z JEGO TREŚCIĄ. Headspace dąży do tego, by nasze Produkty i Usługi były dostępne dla wszystkich. Usługi pomocy językowej oraz wersje niniejszego dokumentu z ułatwieniami dostępu są dostępne bezpłatnie. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Informacją o dostępności. 

Niniejsza Wspólna nota informacyjna dotycząca praktyk z zakresu ochrony prywatności (zwana dalej „Notą informacyjną”) ma zastosowanie do Headspace Medical Group (CA) P.C. oraz jej powiązanych świadczeniodawców, którzy łącznie tworzą zorganizowane porozumienie dotyczące opieki zdrowotnej (Organized Health Care Arrangement, „OHCA”). Gdy w niniejszej Nocie informacyjnej używane są sformuowania „Headspace Medical”, „my”, „nas” lub „nasz”, dotyczą one łącznie wszystkich członków OHCA. Pełna lista podmiotów wchodzących w skład OHCA jest dostępna na życzenie, po skontaktowaniu się z naszym biurem ds. prywatności przy użyciu danych kontaktowych podanych na końcu Noty informacyjnej. Niniejsza Nota informacyjna opisuje nasze obowiązki oraz prawa świadczeniobiorcy wynikające z ustawy Health Insurance Portability and Accountability Act z 1996 r. („HIPAA”), a także sposób, w jaki możemy wykorzystywać i ujawniać chronione informacje zdrowotne świadczeniobiorcy (Protected Health Information, „ChIZ”). 

Headspace Medical świadczy usługi w zakresie zdrowia psychicznego, w tym coaching, terapię i usługi psychiatryczne. Headspace Medical jest podmiotem powiązanym z Headspace, Inc. oraz jej podmiotami stowarzyszonymi („Headspace”), przy czym Headspace świadczy na rzecz Headspace Medical usługi zarządcze i administracyjne oraz pełni funkcję wspólnika biznesowego w rozumieniu HIPAA.

NASZE OBOWIĄZKI

Jesteśmy zobowiązani prawnie do:

• zachowania poufności informacji zdrowotnych świadczeniobiorcy („ChIZ”);

• poinformowania świadczeniobiorcy o naszych obowiązkach prawnych i praktykach w zakresie prywatności dotyczących ChIZ;

• zawiadomienia świadczeniobiorcy o wykryciu naruszenia, które zagraża prywatności lub bezpieczeństwu ChIZ świadczeniobiorcy;

• przestrzegania warunków niniejszej Noty informacyjnej.

Niniejsza Nota informacyjna jest przekazywana świadczeniobiorcy w formie elektronicznej. Zastrzegamy sobie prawo do zmiany naszych praktyk w zakresie prywatności oraz warunków niniejszej Noty informacyjnej, a także do zastosowania tych zmian w odniesieniu do wszystkich przechowywanych przez nas ChIZ. Wszelkie zaktualizowane wersje niniejszej Noty informacyjnej będą publikowane na stronie internetowej Headspace lub przekazywane świadczeniobiorcy w inny sposób.

W JAKI SPOSÓB MOŻEMY WYKORZYSTYWAĆ I UJAWNIAĆ INFORMACJE ZDROWOTNE ŚWIADCZENIOBIORCY

ChIZ świadczeniobiorcy mogą być wykorzystywane i ujawniane w takich celach jak: leczenie, zarządzanie płatnościami, administrowanie usługami z zakresu opieki zdrowotnej, a także w innych celach dozwolonych lub wymaganych przez prawo. Headspace Medical może wykorzystywać i ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w następujących celach. Należy mieć na uwadze, że ujawnienie ChIZ może skutkować dalszym ujawnieniem tych informacji przez odbiorcę, które nie będzie już objęte ochroną na podstawie HIPAA. Możliwość ponownego ujawnienia przez odbiorcę może być ograniczona w przypadku, gdy odbiorca również podlega przepisom HIPAA lub podobnym regulacjom, bądź gdy odbiorca jest związany wymogami umownymi nałożonymi przez nas lub inną stronę.

LECZENIE

Możemy wykorzystywać lub ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w celu świadczenia usług coachingowych, telemedycznych, terapeutycznych i psychiatrycznych w ramach naszej oferty produktów i usług. Możemy również ujawniać ChIZ lekarzom, terapeutom lub innym świadczeniodawcom opieki zdrowotnej zaangażowanym w opiekę nad świadczeniobiorcą i jego zdrowiem. 

ZARZĄDZANIE PŁATNOŚCIAMI

Możemy wykorzystywać i ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w celu wystawienia rachunku za otrzymane przez świadczeniobiorcę usługi zdrowotne oraz pobrania płatności od świadczeniobiorcy, firmy ubezpieczeniowej lub osoby trzeciej.

ADMINISTROWANIE USŁUGAMI Z ZAKRESU OPIEKI ZDROWOTNEJ

Możemy wykorzystywać i ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w celach niezbędnych do obsługi naszych produktów i usług, do zarządzania nimi i ulepszania ich. Przykładowo możemy wykorzystywać ChIZ świadczeniobiorcy do monitorowania i/lub poprawy jakości naszych usług, udzielania odpowiedzi na pytania pacjentów oraz weryfikacji kompetencji i kwalifikacji naszych świadczeniodawców i coachów. 

DANE POZBAWIONE ELEMENTÓW IDENTYFIKUJĄCYCH

Możemy pozbawić ChIZ świadczeniobiorcy elementów identyfikujących poprzez usunięcie danych umożliwiających identyfikację, takich jak imię i nazwisko oraz adres, zgodnie ze standardami określonymi w HIPAA. Możemy wykorzystywać te dane pozbawione elementów identyfikujących w dowolnym celu, w tym do opracowywania nowych produktów, ulepszania naszych usług lub do współpracy z podmiotami, które pomagają nam w realizacji tych celów. Dane pozbawione elementów identyfikujących nie są uznawane za ChIZ. 

CZŁONKOWIE OHCA

Jak wspomniano na początku, Headspace Medical jest częścią OHCA. Możemy udostępniać ChIZ świadczeniobiorcy uczestnikom OHCA w celach dotyczących leczenia, zarządzania płatnościami oraz administrowania usługami z zakresu opieki zdrowotnej.

WSPÓLNICY BIZNESOWI

Możemy ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy innym podmiotom lub osobom fizycznym, określanym jako „Wspólnicy biznesowi” („Business Associates”), którzy świadczą usługi na naszą rzecz lub w naszym imieniu. Przykładowo możemy korzystać z usług podmiotu realizującego w naszym imieniu usługi rozliczeniowe lub przetwarzającego zamówienia na recepty. Nasi Wspólnicy biznesowi są zobowiązani umownie do ochrony prywatności i bezpieczeństwa ChIZ świadczeniobiorcy oraz do powiadamiania nas o każdym przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji.

OSOBY ZAANGAŻOWANE W ŚWIADCZENIE OPIEKI LUB W PŁATNOŚCI ZA OPIEKĘ

Możemy ujawniać ograniczony zakres ChIZ członkowi rodziny świadczeniobiorcy lub innej osobie zaangażowanej w opiekę nad świadczeniobiorcą lub w płatności za opiekę nad świadczeniobiorcą.

UPOWAŻNIENI PRZEDSTAWICIELE

Możemy ujawniać ChIZ dotyczące świadczeniobiorcy upoważnionemu przedstawicielowi tej osoby, takiemu jak prawnik, administrator, wykonawca testamentu lub inna upoważniona osoba odpowiedzialna za osobę lub majątek świadczeniobiorcy. Przed podjęciem jakichkolwiek działań możemy podjąć kroki w celu weryfikacji, czy dana osoba posiada należyte uprawnienia.

ZAGROŻENIE DLA ZDROWIA I BEZPIECZEŃSTWA

Możemy ujawnić ChIZ w celu uniknięcia poważnego i bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub bezpieczeństwa świadczeniobiorcy, bądź dla zdrowia i bezpieczeństwa innej osoby lub ogółu społeczeństwa, albo w celu ograniczenia ryzyka wystąpienia takiego zagrożenia.

KOMUNIKACJA DOTYCZĄCA NASZYCH PRODUKTÓW I USŁUG

Możemy wykorzystywać i ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w celu informowania świadczeniobiorcy o innych produktach i usługach Headspace Medical, które naszym zdaniem mogą być interesujące dla świadczeniobiorcy. 

ORGANY ŚCIGANIA

Możemy ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy policji lub innym organom ścigania, jeżeli jest to wymagane przez prawo lub wynika z orzeczenia sądu, nakazu, wezwania do przedstawienia dokumentów, wezwania sądowego lub innej procedury prawnej mającej na celu ustalenie miejsca pobytu podejrzanego, osoby ściganej, świadka, osoby zaginionej lub ofiary przestępstwa.

ZGODNIE Z WYMOGAMI PRAWA

Jesteśmy zobowiązani do ujawnienia ChIZ świadczeniobiorcy, gdy wymaga tego obowiązujące prawo.  

POSTĘPOWANIA SĄDOWE I ADMINISTRACYJNE

W określonych okolicznościach możemy ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w toku postępowania sądowego lub administracyjnego, w odpowiedzi na nakaz sądu, wezwanie sądowe lub w ramach innej procedury prawnej.

BADANIA NAUKOWE

W określonych okolicznościach możemy wykorzystywać lub ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy do celów badawczych. W ramach przygotowań do badań naukowych możemy przeglądać ograniczony zakres ChIZ w celu opracowania protokołów badawczych, rozpoznania potencjalnych uczestników badań lub w podobnych celach.

AGENCJE OCHRONY ZDROWIA I ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

W zakresie dozwolonym przez HIPAA możemy również ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy:

• organom ds. zdrowia publicznego;

• Agencji ds. żywności i leków (Food and Drug Administration);

• agencjom nadzoru nad ochroną zdrowia;

• organom dowodzenia sił zbrojnych;

• organizacjom ds. bezpieczeństwa narodowego i wywiadu;

• zakładom karnym;

• organizacjom zajmującym się dawstwem narządów i tkanek;

• koronerom, lekarzom sądowym i dyrektorom zakładów pogrzebowych;

• agentom ds. odszkodowań pracowniczych.

UDZIAŁ W RAMACH W MODELU CMS ACCESS

W przypadku korzystania z modelu CMS ACCESS, możemy ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy CMS w celach takich jak koordynacja usług opieki zdrowotnej, poprawa jakości oraz audyt programu, zgodnie z wymogami modelu CMS. Przed przystąpieniem do programu świadczeniobiorca otrzyma odrębne powiadomienie opisujące zasady udostępniania tych danych.

WYKORZYSTANIE I UJAWNIANIE WYMAGAJĄCE ZGODY ŚWIADCZENIOBIORCY

Przed wykorzystaniem lub ujawnieniem ChIZ świadczeniobiorcy w jakimkolwiek celu innym niż te opisane powyżej wystąpimy do świadczeniobiorcy o pisemną zgodę. Świadczeniobiorca może cofnąć swoją zgodę w formie pisemnej w dowolnym momencie, z wyjątkiem ujawnień, na podstawie których spółka już podjęła działania lub które są wymagane przez prawo. Headspace Medical nie będzie sprzedawać ChIZ świadczeniobiorcy, ujawniać ChIZ świadczeniobiorcy w celach marketingowych ani ujawniać notatek z psychoterapii świadczeniobiorcy, chyba że świadczeniobiorca udzieli pisemnej zgody wymaganej przez prawo.

DODATKOWE INFORMACJE NA TEMAT DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ LECZENIA UZALEŻNIEŃ

W przypadku gdy Headspace Medical tworzy lub przechowuje dotyczącą świadczeniobiorcy dokumentację z zakresu leczenia uzależnień (Substance Use Disorder „SUD”) podlegającą przepisom części 2 tytułu 42 CFR („Część 2”), będziemy przetwarzać tę dokumentację zgodnie z bardziej rygorystycznymi wymogami Części 2. Nie możemy ujawniać dokumentacji dotyczącej leczenia SUD świadczeniobiorcy, chyba że

• świadczeniobiorca udzielił pisemnej zgody na ujawnienie;

• informacje ujawniane są personelowi medycznemu w przypadku nagłej sytuacji medycznej;

• informacje ujawniane są wykwalifikowanemu personelowi do celów badawczych, audytu lub oceny programu;

• otrzymaliśmy odpowiednie upoważnienie na mocy nakazu sądu.

Świadczeniobiorca może udzielić jednorazowej zgody na wszystkie przyszłe akty wykorzystania lub ujawnienia dokumentacji z leczenia SUD dotyczącej świadczeniobiorcy do celów leczenia, zarządzania płatnością oraz administrowania usługami z zakresu opieki zdrowotnej. Dokumentacja ujawniona programowi objętemu Częścią 2, podmiotowi objętemu przepisami lub wspólnikowi biznesowemu na podstawie pisemnej zgody pacjenta do celów leczenia, zarządzania płatnością oraz administrowania usługami z zakresu opieki zdrowotnej może być ujawniana dalej przez ten program objęty Częścią 2, podmiot objęty przepisami lub wspólnika biznesowego bez pisemnej zgody pacjenta, w zakresie, w jakim przepisy HIPAA zezwalają na takie ujawnienie. Świadczeniobiorca może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie w formie pisemnej, z wyjątkiem zakresu, w jakim zgoda ta została już wykorzystana.

Dokumentacja leczenia SUD ani świadectwa przekazujące treść takiej dokumentacji nie mogą być wykorzystywane ani ujawniane w postępowaniach cywilnych, karnych, administracyjnych ani ustawodawczych przeciwko świadczeniobiorcy, chyba że na podstawie pisemnej zgody lub nakazu sądu wydanego po uprzednim powiadomieniu i zapewnieniu świadczeniobiorcy lub posiadaczowi dokumentacji możliwości bycia wysłuchanym, zgodnie z Częścią 2. Nakazowi sądu upoważniającemu do wykorzystania lub ujawnienia musi towarzyszyć wezwanie sądowe lub inny dokument prawny nakazujący ujawnienie, zanim żądana dokumentacja zostanie wykorzystana lub ujawniona.  

PRAWA ŚWIADCZENIOBIORCY 

Świadczeniobiorca posiada opisane poniżej prawa w odniesieniu do ChIZ, które go dotyczą. W celu skorzystania z któregokolwiek z tych praw prosimy o przesłanie pisemnego wniosku do naszego biura ds. prywatności, korzystając z danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej Noty informacyjnej.

Prawo do wglądu i kopiowania: świadczeniobiorca ma prawo do wglądu lub kopiowania ChIZ przechowywanych przez nas. Świadczeniobiorca ma również prawo do żądania, abyśmy przesłali elektroniczną kopię dokumentacji medycznej świadczeniobiorcy do osoby trzeciej. Możemy odmówić realizacji prośby świadczeniobiorcy w określonych okolicznościach i możemy pobrać rozsądną opłatę za poniesione koszty.   

Prawo do poufnej komunikacji: świadczeniobiorca ma prawo do żądania, abyśmy komunikowali się ze świadczeniobiorcą w sprawach dotyczących ChIZ świadczeniobiorcy za pomocą alternatywnych narzędzi lub na alternatywny adres, adres e-mail lub numer telefonu. Wniosek musi być złożony w formie pisemnej i musi określać alternatywne narzędzia lub lokalizację. 

Prawo do sprostowania: jeżeli świadczeniobiorca uważa, że przechowywane przez nas ChIZ, które go dotyczą, zawierają błąd, ma prawo złożyć wniosek o poprawienie lub aktualizację danych. Wniosek musi być złożony w formie pisemnej i musi wyjaśniać, dlaczego informacje powinny zostać poprawione lub zaktualizowane. Możemy odmówić realizacji wniosku świadczeniobiorcy w określonych okolicznościach, przedstawiając pisemne uzasadnienie.

Prawo do rozliczenia: świadczeniobiorca ma prawo złożyć wniosek o wykaz określonych ujawnień ChIZ dokonanych przez nas lub naszych partnerów biznesowych w celach innych niż leczenie, przetwarzanie płatności, administrowanie usługami z zakresu opieki zdrowotnej oraz określone inne działania. Wniosek musi być złożony w formie pisemnej i musi wskazywać okres, który nie może być dłuższy niż poprzednich sześć lat.

Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania: świadczeniobiorca ma prawo do żądania ograniczenia wykorzystywania i ujawniania przez nas ChIZ, które go dotyczą. Choć będziemy starannie rozpatrywać wszystkie wnioski o ograniczenie przetwarzania, nie jesteśmy zobowiązani do wyrażenia zgody na żądane ograniczenie, z wyjątkiem ograniczeń dotyczących zarządzania płatnościami lub administrowania, w przypadku gdy płatność została dokonana „z własnej kieszeni” i „w całości”.

Prawo do żądania kopii niniejszej Noty informacyjnej: świadczeniobiorca może otrzymać na żądanie papierową kopię niniejszej Noty informacyjnej. Aktualną wersję elektroniczną można znaleźć na stronie internetowej Headspace pod adresem: https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

PYTANIA I SKARGI

W przypadku pytań lub chęci uzyskania dodatkowych informacji dotyczących niniejszej Noty informacyjnej prosimy o kontakt za pośrednictwem danych kontaktowych podanych poniżej.

Jeśli świadczeniobiorca uważa, że naruszyliśmy jego prawa z zakresu ochrony prywatności, może złożyć skargę do nas, korzystając z danych kontaktowych podanych poniżej, lub do Biura ds. praw obywatelskich departamentu zdrowia i opieki społecznej Stanów Zjednoczonych (U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights). Headspace Medical nie podejmie wobec świadczeniobiorcy działań odwetowych w związku ze złożeniem skargi.

DANE KONTAKTOWE

W sprawach dotyczących niniejszej Noty informacyjnej, naszych praktyk w zakresie ochrony prywatności lub praw świadczeniobiorcy do ochrony prywatności prosimy o kontakt z naszym Inspektorem ds. ochrony prywatności pocztą elektroniczną pod adresem privacy@headspace.com lub telefonicznie pod numerem 855.432.3822.