Avis conjoint sur les pratiques en matière de confidentialité

DATE DE PRISE D’EFFET : 30 septembre 2025

LE PRÉSENT AVIS DÉCRIT LA MANIÈRE DONT LES INFORMATIONS MÉDICALES VOUS CONCERNANT POURRONT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET LA MANIÈRE DONT VOUS POUVEZ ACCÉDER À CES INFORMATIONS. VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT LE PRÉSENT AVIS.

Le présent Avis conjoint sur les pratiques en matière de confidentialité (l’« Avis ») s’applique à Headspace Medical Group (CA), P.C. et à ses prestataires affiliés qui forment collectivement un système de soins organisés (Organized Health Care Arrangement, « OHCA »). Lorsque le présent Avis fait référence à « Headspace Medical », « nous », « notre » ou « nos », il fait référence collectivement à tous les membres de l’OHCA. Pour obtenir la liste complète des entités composant l’OHCA, veuillez contacter notre bureau de la protection de la vie privée, en utilisant les coordonnées figurant à la fin du présent Avis.  Le présent Avis décrit nos obligations et vos droits en vertu de la Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, « HIPAA ») ainsi que la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer vos données de santé protégées (« ISP »).

Headspace Medical fournit des services de santé mentale, y compris le coaching, la thérapie et la psychiatrie. Headspace Medical est associé à Headspace, Inc. et ses affiliés (« Headspace »), et Headspace fournit des services de gestion et d'administration à Headspace Medical et agit en qualité de partenaire commercial au sens de la loi HIPAA. 

NOTRE RESPONSABILITÉ

Nous sommes tenus par la loi de :

• préserver la confidentialité de vos données de santé (« ISP »),

• vous informer de nos obligations légales et de nos pratiques en matière de confidentialité concernant vos données de santé protégées,

• vous informer suite à une violation qui compromet la confidentialité ou la sécurité de vos données de santé protégées, et

• respecter les conditions du présent avis.

Le présent avis vous est transmis par voie électronique et nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de confidentialité et les conditions du présent avis, et de rendre ces modifications effectives pour toutes les données de santé protégées que nous conservons.  Nous publierons toute version mise à jour du présent Avis sur le site Web de Headspace ou vous la communiquerons autrement.

COMMENT NOUS POURRONS UTILISER ET DIVULGUER VOS INFORMATIONS DE SANTÉ

Vos données de santé protégées pourront être utilisées et divulguées pour le traitement, le paiement, les opérations de soin de santé et les autres fins autorisées ou requises par la loi. Headspace Medical peut utiliser et divulguer vos données de santé protégées aux fins suivantes. 

TRAITEMENT

Nous pourrons utiliser ou divulguer vos données de santé protégées pour fournir des services de coaching, de télémédecine, de traitement et de psychiatrie, dans le cadre de nos offres de produit et de service. Nous pourrons également divulguer des données de santé protégées aux médecins, thérapeutes ou autres professionnels de santé qui sont chargés de prendre soin de vous et de votre santé. 

PAIEMENT

Nous pourrons utiliser et divulguer des données de santé protégées vous concernant afin que les services de santé que vous recevez puissent être facturés et que le paiement puisse être perçu auprès de vous, d’une compagnie d’assurance ou d’un tiers.

OPÉRATIONS DE SANTÉ

Nous pourrons utiliser et divulguer des données de santé protégées vous concernant pour des activités nécessaires pour soutenir, exploiter et améliorer nos produits et services. Par exemple, nous sommes susceptibles d’utiliser vos données de santé protégées pour surveiller ou améliorer la qualité de nos services, pour répondre aux demandes de patient et pour examiner la compétence et les qualifications de nos prestataires et coachs. 

DONNÉES ANONYMISÉES

Nous pouvons anonymiser vos données de santé protégées en supprimant les informations qui vous identifient, telles que votre nom et votre adresse, conformément aux normes fournies par l’HIPAA. Nous pouvons utiliser ces données anonymisées à toute fin, y compris pour développer de nouveaux produits, améliorer nos services ou travailler avec d’autres personnes qui nous aident dans ces tâches. Ces données anonymisées ne sont pas considérées comme des données de santé protégées. 

MEMBRES DE L’OHCA

Comme mentionné au début, Headspace Medical fait partie d’un OHCA. Nous pouvons partager vos données de santé protégées entre les participants de l’OHCA à des fins de traitement, de paiement et d’opérations de soins de santé.

PARTENAIRES COMMERCIAUX

Nous sommes susceptibles de divulguer vos données de santé protégées à d’autres sociétés ou personnes, désignées sous le terme de « partenaires commerciaux » qui nous fournissent des services ou qui fournissent des services en notre nom. Par exemple, nous pourrons avoir recours à une société qui nous fournit des services de facturation ou de traitement des commandes de médicaments en notre nom. Nos partenaires commerciaux sont tenus contractuellement de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données de santé protégées, et de nous informer de toute divulgation inappropriée de données.

PERSONNES IMPLIQUÉES DANS VOS SOINS ET LE PAIEMENT POUR VOS SOINS

Nous sommes susceptibles de divulguer certaines données de santé protégées à un membre de votre famille ou à toute autre personne impliquée dans vos soins ou dans le paiement de vos soins.

REPRÉSENTANTS PERSONNELS

Nous sommes susceptibles de divulguer vos données de santé protégées à un représentant personnel autorisé, tel qu'un avocat, un administrateur, un exécuteur testamentaire ou toute autre personne autorisée responsable de vous ou de votre succession. Nous pouvons prendre des mesures pour vérifier que la personne a été dûment autorisée avant de procéder à toute action.

MENACE POUR LA SANTÉ OU LA SÉCURITÉ

Nous sommes susceptibles de divulguer des données de santé protégées pour prévenir ou réduire le risque d’une menace grave et imminente pour votre santé ou votre sécurité, ou pour la santé et la sécurité de toute autre personne ou du public.

COMMUNICATIONS CONCERNANT NOS PRODUITS ET SERVICES

Nous sommes susceptibles d'utiliser et de divulguer vos données de santé protégées en vue de vous contacter au sujet d'autres produits et services Headspace Medical susceptibles de vous intéresser. 

APPLICATION DE LA LOI

Nous sommes susceptibles de divulguer vos données de santé protégées à la police ou d’autres responsables de l’application de la loi dans la mesure requise par la loi ou conformément à une ordonnance judiciaire, un mandat, une assignation ou toute autre procédure légale pour la localisation d’un suspect, d’un fugitif, d’un témoin, d’une personne disparue ou d’une victime d’un crime.

DANS LA MESURE REQUISE PAR LA LOI

Nous devons divulguer vos données de santé protégées lorsque cela est requis par une loi applicable.  

PROCÉDURE JUDICIAIRE ET ADMINISTRATIVE

Dans certaines circonstances, nous sommes susceptibles de divulguer vos données de santé protégées dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative en réponse à une ordonnance judiciaire, une assignation ou toute autre procédure légale.

RECHERCHE

Dans certaines circonstances, nous pourrons utiliser ou divulguer vos données de santé protégées à des fins de recherche. En préparation pour la recherche, nous pourrons examiner les données de santé protégées pour rédiger des protocoles de recherche, pour identifier des participants à la recherche potentiels ou à des fins similaires.

SANTÉ ET ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX

Dans la mesure permise par HIPAA, nous pourrons également divulguer vos données de santé protégées à :

• Autorités de santé publiques

• Agence fédérale américaine des produits alimentaires et médicamenteux (Food and Drug Administration)

• Organismes de contrôle de la santé

• Autorités de commandement militaire

• Organisations de sécurité nationale et de renseignement

• Établissements pénitentiaires

• Organisations de dons d’organes et de tissus

• Médecins légistes et pompes funèbres

• Agents responsables des accidents du travail

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS NÉCESSITANT VOTRE AUTORISATION

Nous vous demanderons votre autorisation écrite avant d’utiliser ou de divulguer vos données de santé protégées pour toutes les fins qui ne sont pas décrites ci-dessus. Vous pourrez révoquer votre autorisation, par écrit, à tout moment, sauf pour les divulgations que la société a déjà effectuées ou qui sont requises par la loi. Headspace Medical ne vendra pas vos données de santé protégées, ne les divulguera pas à des fins de marketing ou ne divulguera pas vos notes de psychothérapie, sauf si vous fournissez une autorisation écrite requise par la loi.

VOS DROITS 

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données de santé protégées. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez transmettre une demande écrite à notre bureau de la protection de la vie privée par le biais des coordonnées fournies à la fin du présent avis.

Droit d’inspection et de copie : Vous avez le droit d’inspecter ou de copier les données de santé protégées que nous conservons. Vous disposez également du droit de nous demander de transmettre une copie électronique de votre dossier médical à un tiers. Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances et nous pouvons facturer des frais raisonnables pour les coûts subis.   Droit de recevoir des communications confidentielles : Vous êtes en droit de nous demander de communiquer avec vous au sujet de vos données de santé protégées par d'autres moyens ou à une autre adresse, adresse électronique ou numéro de téléphone. Votre demande devra être formulée par écrit et préciser le moyen ou le lieu de substitution souhaité. 

Droit de modification : Si vous estimez que les données de santé protégées que nous conservons à votre sujet contiennent une erreur, vous pouvez demander à ce que nous rectifiions ou mettions à jour vos données. Votre demande devra être écrite et devra expliquer pourquoi les informations doivent être rectifiées ou mises à jour. Nous pourrons rejeter votre demande dans certaines circonstances et nous vous fournirons une explication écrite.

Droit à une reddition de comptes : Vous pourrez demander une liste de certaines divulgations de vos données de santé protégées que nous ou nos partenaires commerciaux effectuons à des fins autres que le traitement, le paiement, les opérations de santé et certaines autres activités. La demande devra être formulée par écrit et devra indiquer une période définie, qui ne pourra pas être plus longue que les six années précédentes. Droit de demander la limitation du traitement : Vous avez le droit de demander de limiter notre utilisation et notre divulgation de vos données de santé protégées. Bien que nous nous efforcions d’étudier toutes les demandes de limitations supplémentaires avec attention, nous ne sommes pas tenus d’accepter une limitation demandée, à l’exception des limitations concernant les paiements ou les opérations lorsque le paiement a été effectué directement ou en totalité.

Droit de recevoir une copie du présent avis : Sur demande, vous pouvez obtenir une copie papier du présent Avis. Une version électronique actuelle est disponible sur le site Web de Headspace à l’adresse : https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

QUESTIONS ET RÉCLAMATIONS

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations sur le présent Avis, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Si vous pensez que nous avons violé vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez nous soumettre une plainte en utilisant les coordonnées ci-dessous ou au Bureau des droits civils du Département de la santé et des services sociaux des États-Unis. Headspace Medical ne prendra aucune mesure de représailles à votre encontre si vous décidez de déposer une plainte.

COORDONNÉES

Lorsque vous communiquez avec nous concernant le présent Avis, nos pratiques ou vos droits en matière de protection de confidentialité, veuillez nous contacter par le biais des coordonnées suivantes :

Headspace Medical Group (CA), P.C.

À l’attention de : Responsable de la protection de la vie privée

2417 Michigan Ave 

Santa Monica, CA 90404

privacy@headspace.com