Informativa congiunta sulle pratiche di riservatezza

This Joint Notice of Privacy Practices has been prepared in English and translated into the following languages. The English version is the official version, and the other versions are provided for reference. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version shall prevail.

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DATA DI ENTRATA IN VIGORE: 30 settembre 2026

LA PRESENTE INFORMATIVA DESCRIVE LE MODALITÀ DI UTILIZZO E DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI SANITARIE CHE VI RIGUARDANO E I CANALI DI ACCESSO A TALI INFORMAZIONI DA PARTE VOSTRA. VI INVITIAMO A LEGGERLA CON ATTENZIONE. Headspace si impegna a rendere i nostri prodotti e servizi accessibili a tutti. I servizi di assistenza linguistica e i formati accessibili del presente documento vi sono resi disponibili gratuitamente. Per maggiori informazioni, consultate il nostro Avviso di disponibilità. 

La presente Informativa congiunta sulle pratiche di riservatezza (l’“Informativa”) si applica a Headspace Medical Group (CA) P.C. e ai suoi fornitori affiliati, che costituiscono collettivamente un accordo di assistenza sanitaria organizzata (Organized Health Care Arrangement, “OHCA”). Laddove la presente Informativa faccia riferimento a “Headspace Medical”, “noi”, “ci” o “nostro”, tale riferimento riguarda collettivamente tutti i membri dell’OHCA. Per un elenco completo delle entità che compongono l’OHCA, vi invitiamo a contattare il nostro ufficio privacy utilizzando i recapiti riportati in calce alla presente Informativa. La presente Informativa descrive i nostri obblighi e i vostri diritti ai sensi della  legge sulla portabilità e responsabilità dell’assicurazione sanitaria del 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”) nonché le modalità di utilizzo e divulgazione da parte nostra delle vostre informazioni sanitarie protette (“ISP”). 

Headspace Medical fornisce servizi di salute mentale, inclusi coaching, psicoterapia e servizi di psichiatria. Headspace Medical è affiliata con Headspace, Inc. e le sue affiliate (“Headspace”), dove Headspace fornisce servizi di gestione e amministrazione a Headspace Medical e svolge la funzione di suo socio in affari così come definito dall’HIPAA.

LA NOSTRA RESPONSABILITÀ

Per legge siamo tenuti a:

• garantire la riservatezza delle vostre informazioni sanitarie protette (“ISP”),

• consegnarvi un’informativa circa i nostri obblighi legali e sulle pratiche di riservatezza in relazione alle vostre ISP,

• informarvi in seguito a eventuale violazione che comprometta la riservatezza o la sicurezza delle vostre ISP e

• rispettare i termini della presente Informativa.

La presente Informativa vi viene consegnata in formato elettronico e ci riserviamo il diritto di modificare le nostre pratiche in materia di riservatezza e i termini della presente Informativa nonché di rendere tali modifiche efficaci per tutte le ISP da noi conservate. Pubblicheremo eventuali versioni aggiornate della presente Informativa sul sito web di Headspace o ve la trasmetteremo in altro modo.

IN CHE MODO POSSIAMO UTILIZZARE E DIVULGARE LE VOSTRE INFORMAZIONI SANITARIE

Le vostre ISP possono essere utilizzate e divulgate per finalità di trattamento, pagamento, operazioni di assistenza sanitaria e altre finalità consentite o richieste dalla legge. Headspace Medical può utilizzare e divulgare le vostre ISP per le seguenti finalità. Si noti che la divulgazione delle ISP può comportare un’ulteriore divulgazione delle ISP da parte del destinatario non più protetta ai sensi dell’HIPAA. La possibilità del destinatario di procedere a ulteriore divulgazione può essere limitata nel caso in cui il destinatario sia anch’esso soggetto all’HIPAA o a leggi analoghe oppure laddove il destinatario sia vincolato da obblighi contrattuali impostigli da noi o da un’altra parte.

TRATTAMENTO

Possiamo utilizzare o divulgare le vostre ISP per erogare servizi di coaching, telemedicina, psicoterapia e psichiatria nell’ambito delle nostre offerte di prodotti e servizi. Possiamo inoltre divulgare le ISP a medici, terapeuti o altri fornitori di assistenza sanitaria coinvolti nel vostro trattamento e nella cura  della vostra salute. 

PAGAMENTO

Possiamo utilizzare e divulgare le ISP che vi riguardano affinché i servizi sanitari da voi ricevuti possano essere fatturati e sia possibile riscuotere il pagamento da parte vostra, di una compagnia assicurativa o di una terza parte.

OPERAZIONI DI ASSISTENZA SANITARIA

Possiamo utilizzare e divulgare le ISP che vi riguardano per attività necessarie a supportare, gestire e migliorare i nostri prodotti e servizi. Ad esempio, possiamo utilizzare le vostre ISP per monitorare e/o migliorare la qualità dei nostri servizi, rispondere alle richieste dei pazienti e verificare la competenza e le qualifiche dei nostri fornitori e coach. 

DATI RESI NON IDENTIFICABILI

Possiamo rendere non identificabili le vostre ISP rimuovendo le informazioni che vi identificano, come il vostro nome e indirizzo, in conformità agli standard previsti dall’HIPAA. Possiamo utilizzare tali dati resi non identificabili per qualsiasi finalità, inclusa la creazione di nuovi prodotti, il miglioramento dei nostri servizi o la collaborazione con altri soggetti che ci assistono nel compiere tali azioni. Detti dati resi non identificabili non sono considerati ISP. 

MEMBRI OHCA

Come menzionato all’inizio, Headspace Medical fa parte di un OHCA. Possiamo condividere le vostre ISP tra i partecipanti all’OHCA per finalità di trattamento, pagamento e operazioni di assistenza sanitaria.

SOCI IN AFFARI

Possiamo divulgare le vostre ISP ad altre società o persone, note come "soci in affari", che ci forniscono servizi o li erogano per nostro conto. Ad esempio, possiamo utilizzare una società per servizi di fatturazione o per elaborare ordini di prescrizioni per nostro conto. I nostri soci in affari sono contrattualmente tenuti a proteggere la riservatezza e la sicurezza delle vostre ISP e a notificarci qualsiasi divulgazione impropria delle informazioni.

PERSONE COINVOLTE NELLE VOSTRE CURE O NEL PAGAMENTO DI TALI CURE

Possiamo divulgare un gruppo limitato di ISP a un familiare o ad altro soggetto coinvolto nella vostre cure o nel pagamento dell’assistenza sanitaria che vi riguarda.

RAPPRESENTANTI LEGALI

Possiamo divulgare le ISP che vi riguardano a un rappresentante legale autorizzato, ad esempio un avvocato, un amministratore, un esecutore testamentario o altra persona autorizzata responsabile per voi o del vostro patrimonio. Possiamo adottare misure per verificare che tale soggetto sia stato correttamente autorizzato prima di intraprendere qualsiasi azione.

MINACCIA ALLA SALUTE E ALLA SICUREZZA

Possiamo divulgare le ISP per prevenire o ridurre il rischio di una minaccia grave e imminente alla vostra salute o sicurezza oppure alla salute e sicurezza di un’altra persona o del pubblico in generale.

COMUNICAZIONI SUI NOSTRI PRODOTTI E SERVIZI

Possiamo utilizzare e divulgare le vostre ISP per contattarvi in merito ad altri prodotti e servizi di Headspace Medical che riteniamo possano essere di vostro interesse. 

FORZE DELL’ORDINE

Possiamo divulgare le vostre ISP alla polizia o ad altre autorità di pubblica sicurezza come richiesto dalla legge o in ottemperanza a un’ordinanza del tribunale, mandato, citazione, convocazione o altro procedimento legale, allo scopo di individuare un sospetto, un latitante, un testimone, una persona scomparsa o la vittima di un reato.

OBBLIGHI DI LEGGE

Siamo tenuti a divulgare le vostre ISP quando ciò sia richiesto da qualsiasi legge applicabile.  

PROCEDIMENTI GIUDIZIARI E AMMINISTRATIVI

In determinate circostanze, possiamo divulgare le vostre ISP nel corso di un procedimento giudiziario o amministrativo in risposta a un’ordinanza del tribunale, a una citazione o ad altro procedimento legale legittimo.

RICERCA

In determinate circostanze, possiamo utilizzare o divulgare le vostre ISP per finalità di ricerca. In preparazione alla ricerca, possiamo esaminare un gruppo limitato di ISP per redigere protocolli di ricerca, individuare potenziali partecipanti o per finalità analoghe.

AGENZIE SANITARIE E GOVERNATIVE

Nei limiti consentiti dall’HIPAA, possiamo inoltre divulgare le vostre ISP a:

• Autorità di sanità pubblica

• La Food and Drug Administration

• Autorità di vigilanza sanitaria

• Autorità di comando militare

• Organismi di sicurezza nazionale e di intelligence

• Istituti penitenziari

• Organizzazioni per la donazione di organi e tessuti

• Medici legali, periti medico-legali e impresari di pompe funebri

• Agenti di indennizzo dei lavoratori

PARTECIPAZIONE AL MODELLO CMS ACCESS

Se prendete parte al modello CMS ACCESS, potremmo divulgare le vostre informazioni sanitarie a CMS al fine del coordinamento dell’assistenza, del miglioramento della qualità e della valutazione del programma, in conformità con i requisiti del modello CMS. Vi verrà fornita un’informativa apposita che descrive tale condivisione dei dati prima che vi iscriviate al programma.

UTILIZZI E DIVULGAZIONI PER I QUALI È NECESSARIO IL VOSTRO CONSENSO

Richiederemo la vostra autorizzazione scritta prima di utilizzare o divulgare le vostre ISP per qualsiasi finalità non descritta sopra. Potete revocare l’autorizzazione da voi fornita, per iscritto, in qualsiasi momento, ad eccezione delle attività di divulgazione già effettuate dalla società o che sono richieste per legge. Headspace Medical non vende le vostre ISP, non le divulga per finalità di marketing né divulga le annotazioni sulla vostra psicoterapia salvo forniate un’autorizzazione scritta come richiesto dalla legge.

INFORMAZIONI AGGIUNTIVE PER LE CARTELLE DI TRATTAMENTO DI DISTURBI DA USO DI SOSTANZE

Nell’eventualità che Headspace Medical crei o conservi cartelle di trattamento di disturbi da uso di sostanze (“DUS”) disciplinate dal 42 CFR Parte 2 (“Parte 2”) che vi riguardano, gestiremo tali cartelle ai sensi dei requisiti più stringenti della Parte 2. Non potremo divulgare le vostre cartelle di trattamento di SUD salvo

• forniate un’autorizzazione scritta;

• la divulgazione sia destinata a personale medico a fronte di un’emergenza medica;

• la divulgazione sia rivolta a personale qualificato per finalità di ricerca, revisione contabile o valutazione del programma oppure

• ci sia consentito da un’ordinanza del tribunale.

Potete prestare un unico consenso per tutti i futuri usi o divulgazioni delle vostre cartelle di trattamento di DUS per finalità di trattamento, pagamento e gestione sanitaria. Le cartelle divulgate a un programma come da Parte 2, a un soggetto interessato o a un responsabile esterno del trattamento in base al consenso scritto del paziente a fini di trattamento, pagamento e gestione sanitaria possono essere ulteriormente divulgate da tale programma come da Parte 2, soggetto interessato o responsabile esterno del trattamento senza il consenso scritto del paziente, nella misura in cui le norme HIPAA consentano tale divulgazione. Potete revocare in qualsiasi momento e per iscritto il consenso da voi fornito, fatta eccezione per le azioni da noi già svolte sulla base di tale consenso.

Le cartelle di trattamento di DUS o la testimonianza che riferisca il contenuto di tali cartelle non devono essere utilizzate né divulgate in procedimenti civili, penali, amministrativi o legislativi a vostro carico, salvo ciò avvenga sulla base di un consenso scritto o di un’ordinanza del tribunale emessa dopo che a voi o al detentore della cartella siano stati notificati l’istanza e concessa la possibilità di essere ascoltati, come previsto dalla Parte 2. L’ordinanza del tribunale che autorizzi l’uso o la divulgazione deve essere accompagnata da una citazione in giudizio o da altro obbligo legale che imponga la divulgazione prima che la cartella richiesta venga utilizzata o divulgata.  

I VOSTRI DIRITTI 

Vi sono riconosciuti i seguenti diritti in relazione alle vostre ISP. Per esercitare uno qualsiasi di tali diritti, inviate una richiesta scritta al nostro ufficio privacy utilizzando i recapiti riportati in calce alla presente Informativa.

Diritto di visione e copia: avete il diritto di visionare o copiare le ISP da noi conservate. Avete inoltre il diritto di chiedere di inviare una copia elettronica della vostra cartella clinica a una terza parte. Potremmo respingere tale richiesta in determinate circostanze e potremmo addebitare un importo ragionevole per i costi sostenuti.   

Diritto a ricevere comunicazioni riservate: avete il diritto di richiedere che comunichiamo con voi in merito alle vostre ISP con modalità alternative o utilizzando un diverso indirizzo, indirizzo e-mail o numero di telefono. La vostra richiesta deve essere presentata per iscritto e deve specificare le modalità o il luogo alternativi. 

Diritto di rettifica: se ritenete che le ISP da noi conservate su di voi contengano errori, potete richiederci di correggere o aggiornare le vostre informazioni. La richiesta deve essere presentata per iscritto e deve spiegare perché le informazioni devono essere corrette o aggiornate. Potremmo respingere la vostra richiesta in determinate circostanze e fornire una spiegazione scritta.

Diritto a un rendiconto delle divulgazioni: potete richiedere un elenco di determinate divulgazioni delle vostre ISP effettuate da noi o dai nostri responsabili esterni del trattamento per finalità diverse dal trattamento, dal pagamento, dalla gestione sanitaria e da determinate altre attività. La richiesta deve essere presentata per iscritto e specificare un intervallo di tempo, il quale non può essere superiore ai sei anni precedenti.

Diritto di richiedere limitazioni: avete il diritto di richiedere limitazioni all’uso e alla divulgazione da parte nostra delle vostre ISP. Sebbene valuteremo con attenzione tutte le richieste di ulteriori limitazioni, non siamo tenuti ad accettare la limitazione richiesta, salvo che per le limitazioni relative a pagamenti o attività in cui il pagamento sia stato effettuato direttamente e in toto.

Diritto di richiedere una copia della presente informativa: potete richiedere di ricevere una copia cartacea della presente Informativa. Trovate la copia elettronica aggiornata sul sito web di Headspace all’indirizzo: https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

DOMANDE E RECLAMI

In caso di domande o per ulteriori informazioni sulla presente Informativa, contattateci utilizzando i recapiti riportati di seguito.

Se ritenete che abbiamo violato i vostri diritti in materia di riservatezza, potete presentarci reclamo utilizzando i recapiti riportati di seguito o presentarlo all’ufficio per i diritti civili del Dipartimento dei servizi sanitari e sociali degli Stati Uniti. Headspace Medical non eserciterà ritorsioni nei vostri confronti per la presentazione di un reclamo.

RECAPITI

Per comunicare con noi in merito alla presente Informativa, alle nostre pratiche sulla privacy o ai vostri diritti in materia di riservatezza, contattate il nostro responsabile della privacy inviando un’e-mail a privacy@headspace.com o chiamando il numero 855.432.3822.