Avis conjoint sur les pratiques en matière de confidentialité

This Joint Notice of Privacy Practices has been prepared in English and translated into the following languages. The English version is the official version, and the other versions are provided for reference. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version shall prevail.

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DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 30 septembre 2026

CET AVIS DÉCRIT LA MANIÈRE DONT VOS INFORMATIONS MÉDICALES PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES AINSI QUE LA MANIÈRE DONT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT. Headspace s’engage à rendre ses Produits et Services accessibles à tous. Des services d’assistance linguistique et des formats accessibles de ce document sont mis à votre disposition gratuitement. Pour plus d’informations, consultez notre Avis de disponibilité.

Le présent Avis conjoint sur les pratiques en matière de confidentialité (l’« Avis ») s’applique à Headspace Medical Group (CA) P.C. et à ses prestataires affiliés qui, collectivement, constituent une entité organisée de soins de santé (Organized Health Care Arrangement, « OHCA »). Lorsque le présent Avis mentionne « Headspace Medical », « nous », « notre » ou « nos », il se réfère collectivement à l'ensemble des membres de l’OHCA. Pour obtenir la liste complète des membres de l’OHCA, veuillez communiquer avec notre bureau de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin du présent Avis. Cet Avis décrit nos obligations et vos droits en vertu de la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996, « HIPAA ») ainsi que la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements de santé protégés (protected health information, « PHI »). 

Headspace Medical fournit des services de santé mentale, y compris des services d’accompagnement, de thérapie et de psychiatrie. Headspace Medical est affiliée à Headspace, Inc. et à ses sociétés affiliées (« Headspace »). Dans le cadre de cette affiliation, Headspace fournit des services de gestion et d'administration à Headspace Medical et agit à titre de Partenaire d’affaires au sens de l'HIPAA.

NOTRE RESPONSABILITÉ

Nous sommes tenus par la loi de :

• préserver la confidentialité de vos renseignements de santé (« PHI »»)

• vous informer de nos obligations légales et de nos pratiques en matière de confidentialité en ce qui a trait à vos renseignements de santé protégés (PHI)

• vous aviser en cas de brèche de sécurité compromettant la confidentialité ou la sécurité de vos PHI, et

• respecter les conditions du présent Avis.

Le présent Avis vous est fourni par voie électronique. Nous nous réservons le droit de modifier nos pratiques en matière de confidentialité ainsi que les conditions du présent Avis et d’appliquer ces modifications à tous les PHI que nous détenons. Toute mise à jour du présent Avis sera publiée sur le site Web de Headspace ou vous sera communiquée par d'autres moyens.

MANIÈRES DONT NOUS POUVONS UTILISER ET DIVULGUER VOS RENSEIGNEMENTS DE SANTÉ

Vos PHI peuvent être utilisés et divulgués à des fins de traitement, de paiement, dans le cadre d’activités connexes aux soins de santé et à d’autres fins permises ou exigées par la loi. Headspace Medical peut utiliser et divulguer vos PHI aux fins suivantes. Veuillez noter que la divulgation de PHI peut entraîner une divulgation subséquente des PHI par le destinataire, qui n’est alors plus couverte par l'HIPAA. La capacité du destinataire à procéder à une telle divulgation subséquente peut être restreinte dans l'éventualité où il est lui-même aussi assujetti à l'HIPAA ou à des lois similaires, ou encore à des exigences contractuelles imposées par nous ou une autre partie.

TRAITEMENT

Nous pouvons utiliser ou divulguer vos PHI afin de fournir des services d’accompagnement, de télésanté, de thérapie et de psychiatrie dans le cadre de notre offre de produits et services. Nous pouvons également divulguer des PHI aux médecins, thérapeutes ou autres prestataires de soins de santé qui sont impliqués dans votre prise en charge personnelle et médicale. 

PAIEMENT

Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI afin de permettre la facturation et le recouvrement des sommes dues pour les services de santé que vous recevez, que ce soit auprès de vous, d’une compagnie d’assurance ou d’un tiers.

ACTIVITÉS CONNEXES AUX SOINS DE SANTÉ

Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI pour les activités nécessaires au soutien, au fonctionnement et à l’amélioration de nos produits et services. Nous pouvons par exemple utiliser vos PHI pour surveiller et/ou améliorer la qualité de nos services, répondre aux demandes de patient et évaluer la compétence et les qualifications de nos prestataires et accompagnateurs. 

DONNÉES ANONYMISÉES

Nous pouvons anonymiser vos PHI en supprimant les renseignements qui permettent de vous identifier, comme votre nom et votre adresse, conformément aux normes prévues par l'HIPAA. Nous pouvons utiliser ces données anonymisées à toute fin, y compris pour élaborer de nouveaux produits, améliorer nos services ou collaborer avec des tiers qui nous aident à faire de même. Ces données anonymisées ne sont pas considérées comme des PHI. 

MEMBRES DE L’OHCA

Comme indiqué précédemment, Headspace Medical fait partie d'une OHCA. Nous pouvons partager vos PHI au sein de cette entité à des fins de traitement, de paiement et pour les activités connexes aux soins de santé.

PARTENAIRES D’AFFAIRES

Nous pouvons divulguer vos PHI à d’autres entreprises ou personnes, appelées « Partenaires d’affaires », qui nous fournissent des services ou en fournissent en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à une entreprise afin qu'elle assure la facturation ou le traitement des ordonnances émises en notre nom. Nos Partenaires d’affaires sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité et la sécurité de vos PHI et de nous aviser de toute divulgation incorrecte de renseignements.

PERSONNES PARTICIPANT À VOS SOINS OU AU PAIEMENT DE VOS SOINS

Nous pouvons divulguer des PHI limités à un membre de votre famille ou à une autre personne qui est impliquée dans vos soins ou dans le paiement de vos soins de santé.

MANDATAIRES

Nous pouvons divulguer vos PHI à une ou un mandataire autorisé comme une avocate ou un avocat, une administratrice ou un administrateur, une exécutrice ou un exécuteur testamentaire, ou toute autre personne autorisée, responsable de vous ou de votre succession. Nous pouvons prendre des mesures pour vérifier que la personne a été dûment autorisée avant d’agir.

MENACE POUR LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ

Nous pouvons divulguer des PHI afin de prévenir ou de réduire le risque d’une menace grave et imminente pour votre santé ou votre sécurité, ou pour la santé et la sécurité d’autrui ou du grand public.

COMMUNICATIONS AU SUJET DE NOS PRODUITS ET SERVICES

Nous pouvons utiliser et divulguer vos PHI pour communiquer avec vous au sujet d’autres produits et services de Headspace Medical que nous croyons susceptibles de vous intéresser. 

APPLICATION DE LA LOI

Nous pouvons divulguer vos PHI à la police ou à d’autres agents des forces de l'ordre, conformément à la loi ou à une ordonnance d’un tribunal, à un mandat, à une assignation, à une sommation ou toute autre procédure judiciaire visant à localiser un suspect, un fugitif, un témoin, une personne disparue ou une victime d’un crime.

CONFORMÉMENT À LA LOI

Nous devons divulguer vos PHI lorsque toute loi applicable l'exige.  

PROCÉDURES JUDICIAIRES ET ADMINISTRATIVES

Dans certaines circonstances, nous pouvons divulguer vos PHI au cours d’une procédure judiciaire ou administrative en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation ou à toute autre procédure légale valide.

RECHERCHE

Dans certaines circonstances, nous pouvons utiliser ou divulguer vos PHI à des fins de recherche. En préparation de travaux de recherche, nous pouvons examiner des PHI limités pour élaborer des protocoles de recherche, identifier des participant·e·s potentiel·le·s à la recherche ou à des fins similaires.

ORGANISMES DE SANTÉ ET GOUVERNEMENTAUX

Conformément à l'HIPAA, nous pouvons également divulguer vos PHI aux entités suivantes :

• Autorités de santé publique

• L'Agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux (Food and Drug Administration, FDA)

• Organismes de surveillance de la santé

• Autorités de commandement militaire

• Organismes de sécurité nationale et de renseignement

• Établissements correctionnels

• Organismes de don d’organes et de tissus

• Coroners, médecins légistes et entrepreneurs de pompes funèbres

• Agents d’indemnisation des travailleurs

PARTICIPATION AU MODÈLE CMS ACCESS

Si vous participez au modèle CMS ACCESS, nous pourrions divulguer vos renseignements de santé aux CMS à des fins de coordination des soins, d'amélioration de la qualité et d'évaluation du programme, conformément aux exigences du modèle CMS. Vous recevrez des informations distinctes décrivant ce partage de données avant votre inscription au programme.

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS NÉCESSITANT VOTRE AUTORISATION

Nous demanderons votre autorisation écrite avant d’utiliser ou de divulguer vos PHI pour toute fin non décrite ci‑dessus. Vous pouvez révoquer votre autorisation, par écrit, en tout temps, sauf en ce qui concerne les divulgations auxquelles la société a déjà donné suite ou qui sont requises par la loi. Headspace Medical ne vendra pas vos PHI, elle ne les divulguera pas à des fins de marketing et elle ne divulguera pas vos notes de psychothérapie, sauf si vous fournissez une autorisation écrite conformément à la loi.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES CONCERNANT LES DOSSIERS DE TRAITEMENT DES TROUBLES LIÉS À L’USAGE DE SUBSTANCES PSYCHOACTIVES

Dans l’éventualité où Headspace Medical créerait ou conserverait des dossiers à votre sujet, portant sur le traitement de troubles liés à l'usage de substances psychoactives (« SPA »), lesquels dossiers sont régis par le titre 42, partie 2 (« Partie 2 »), du Code des règlements fédéraux (Code of federal regulations, CFR), nous traiterons ces dossiers conformément aux exigences les plus strictes de la Partie 2. Nous ne pourrons pas divulguer les dossiers relatifs au traitement de troubles liés à l'usage de SPA vous concernant à moins que

• Vous ne nous fournissiez une autorisation écrite;

• La divulgation soit faite à du personnel médical en cas d’urgence médicale;

• La divulgation soit faite à du personnel qualifié à des fins de recherche, d'audit ou d'évaluation de programme; ou

• Nous y soyons autorisés par une ordonnance du tribunal.

Vous pouvez donner un consentement unique pour toutes les utilisations ou divulgations futures des dossiers relatifs au traitement de troubles liés à l'usage de SPA vous concernant à des fins de traitement, de paiement et d’activités connexes aux soins de santé. Les dossiers qui sont divulgués à un programme de la Partie 2, à une entité couverte ou à un partenaire d’affaires en vertu du consentement écrit du patient ou de la patiente pour le traitement, le paiement et les activités connexes aux soins de santé peuvent être de nouveau divulgués par le programme de la Partie 2, l'entité couverte ou l'associé d’affaires en question, sans le consentement écrit du patient ou de la patiente, dans la mesure où la réglementation HIPAA permet une telle divulgation. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, par écrit, sauf dans la mesure où nous nous sommes déjà appuyés sur celui-ci.

Les dossiers relatifs au traitement de troubles liés à l'usage de SPA, ou les témoignages relatant leur contenu, ne peuvent être ni utilisés ni divulgués dans le cadre de procédures civiles, pénales, administratives ou législatives à votre encontre, sauf sur la base d'un consentement écrit ou d'une ordonnance du tribunal après que vous ou le détenteur du dossier a été notifié et a eu la possibilité d’être entendu, conformément à la Partie 2. Une ordonnance du tribunal autorisant l’utilisation ou la divulgation doit être accompagnée d’une assignation à produire ou à comparaître ou d’une autre exigence légale imposant la divulgation avant que le dossier demandé ne soit utilisé ou divulgué.  

VOS DROITS 

Vous disposez des droits suivants à l’égard de vos PHI. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez envoyer une demande écrite à notre Bureau de la protection des renseignements personnels aux coordonnées fournies à la fin du présent Avis.

Droit de consulter et de copier : Vous avez le droit de consulter ou de copier les PHI que nous détenons à votre sujet. Vous avez également le droit de nous demander d’envoyer une copie électronique de votre dossier médical à un tiers. Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances et nous pouvons exiger des frais raisonnables pour les coûts engagés.   

Droit de recevoir des communications confidentielles : Vous avez le droit de nous demander que la communication au sujet de vos PHI s'effectue par d’autres moyens, à une autre adresse postale ou électronique, ou à un autre numéro de téléphone. Votre demande doit être formulée par écrit et préciser les moyens ou le lieu alternatifs. 

Droit de rectification : Si vous croyez que les PHI que nous détenons à votre sujet contiennent une erreur, vous pouvez nous demander de corriger ou de mettre à jour vos renseignements. Votre demande doit être faite par écrit et expliquer pourquoi les renseignements devraient être corrigés ou mis à jour. Nous pouvons refuser votre demande dans certaines circonstances et vous fournir une explication écrite.

Droit à la reddition de comptes : Vous pouvez demander une liste de certaines divulgations de vos PHI qui ont été effectuées par nous ou nos partenaires commerciaux à des fins autres que le traitement, le paiement, la réalisation d'activités connexes aux soins de santé et certaines autres activités. La demande doit être déposée par écrit et indiquer une période ne dépassant pas les six dernières années écoulées.

Droit de demander des restrictions : Vous avez le droit de demander des restrictions quant à notre utilisation et à notre divulgation de vos PHI. Bien que nous examinions attentivement toutes les demandes de restrictions supplémentaires, nous ne sommes pas tenus d’accepter une restriction demandée, sauf pour les restrictions liées au paiement ou aux opérations lorsque le paiement a été effectué « de votre poche » et « en intégralité ».

Droit de demander une copie du présent avis : Sur demande, vous pouvez obtenir une copie papier du présent Avis. Vous pouvez trouver la version électronique actuelle sur le site Web de Headspace à l’adresse suivante : https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

QUESTIONS ET PLAINTES

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements au sujet du présent Avis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci‑dessous.

Si vous croyez que nous avons violé vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez nous soumettre une plainte aux coordonnées ci‑dessous ou déposer une plainte auprès du Bureau des droits civils du département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis. Headspace Medical n'exercera aucune représailles à votre encontre si vous choisissez de déposer une plainte.

COORDONNÉES

Pour communiquer avec nous au sujet du présent Avis, de nos pratiques en matière de confidentialité ou de vos droits en la matière, veuillez joindre notre Responsable de la confidentialité par courriel à l’adresse privacy@headspace.com ou par téléphone au 855 432-3822.