Aviso conjunto de prácticas de privacidad

This Joint Notice of Privacy Practices has been prepared in English and translated into the following languages. The English version is the official version, and the other versions are provided for reference. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version shall prevail.

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FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 30 de marzo de 2026.

EN ESTE AVISO, SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.

El presente Aviso conjunto de prácticas de privacidad (el “Aviso”) se aplica a Headspace Medical Group (CA), P.C. y a sus proveedores afiliados que, de forma colectiva, integran un Acuerdo de Atención Médica Organizada (Organized Health Care Arrangement, “OHCA”). Cuando en este Aviso se haga referencia a “Headspace Medical”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”, significará colectivamente todos los miembros del OHCA. Para obtener una lista completa de las entidades que conforman el OHCA, comuníquese con nuestra oficina de privacidad utilizando la información de contacto que se indica al final de este Aviso. En este Aviso, se describen nuestras obligaciones y sus derechos en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996, así como la forma en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida (Protected Health Information, “PHI”). 

Headspace Medical ofrece servicios de salud mental que incluyen orientación, terapia y psiquiatría. Headspace Medical está afiliada a Headspace, Inc. y sus filiales (“Headspace”), Headspace presta servicios de gestión y administrativos a Headspace Medical y actúa en calidad de Socio comercial según lo definido por la HIPAA.

NUESTRA RESPONSABILIDAD

La ley nos exige:

• mantener la privacidad de su información médica (“PHI”);

• notificarle sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI;

• notificarle tras una filtración que comprometa la privacidad o seguridad de su PHI; y

• cumplir con los términos de este Aviso.

Este Aviso se le proporciona electrónicamente y nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso, y de aplicar dichos cambios a toda la PHI que conservamos.  Publicaremos cualquier versión actualizada de este Aviso en el sitio web de Headspace o se la proporcionaremos por otros medios.

CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA

Su PHI puede usarse y divulgarse para tratamientos, pagos, servicios de atención médica y con otros fines permitidos o requeridos por la ley. Headspace Medical puede usar y divulgar su PHI para los fines indicados a continuación. Tenga en cuenta que la divulgación de la PHI puede dar lugar a una divulgación posterior de la PHI por parte del destinatario, que ya no estará protegida por la HIPAA. La capacidad del destinatario para volver a divulgar puede verse limitada en caso de que el destinatario también esté sujeto a la HIPAA o a leyes similares, o cuando el destinatario esté sujeto a restricciones por requisitos contractuales impuestos por nosotros u otra parte.

TRATAMIENTO

Podemos usar o divulgar su PHI para brindar servicios de orientación, telesalud, terapia y psiquiatría como parte de nuestras ofertas de productos y servicios. También podemos divulgar PHI a médicos, terapeutas o a otros proveedores de atención médica que estén involucrados en su atención y el cuidado de su salud. 

PAGO

Podemos usar y divulgar PHI sobre usted para que los servicios de salud que reciba se facturen y cobren a usted, a una compañía de seguros o a un tercero.

OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA

Podemos usar y divulgar PHI sobre usted para actividades necesarias para respaldar, operar y mejorar nuestros productos y servicios. Por ejemplo, podemos usar su PHI para supervisar y/o mejorar la calidad de nuestros servicios, responder a consultas de pacientes, y evaluar la competencia y las calificaciones de nuestros proveedores y orientadores. 

DATOS DESIDENTIFICADOS

Podemos desidentificar su PHI eliminando la información que lo identifica, como su nombre y dirección, de acuerdo con las normas establecidas por la HIPAA. Podemos usar estos datos desidentificados para cualquier propósito, incluido el desarrollo de nuevos productos, la mejora de nuestros servicios o la colaboración con terceros que nos ayuden a hacer lo mismo. Estos datos desidentificados no se consideran PHI. 

MIEMBROS DEL OHCA

Como se mencionó al principio, Headspace Medical es parte de un OHCA. Podemos compartir su PHI entre los participantes del OHCA para tratamientos, pagos y servicios de atención médica.

SOCIOS COMERCIALES

Podemos divulgar su PHI a otras empresas o personas, conocidas como “Socios comerciales”, que prestan servicios en nuestro nombre o a nosotros. Por ejemplo, podemos contratar a una empresa para que preste servicios de facturación o procese los pedidos de medicamentos en nuestro nombre. Nuestros Socios comerciales deben, por contrato, proteger la privacidad y la seguridad de su PHI y notificarnos sobre cualquier divulgación indebida de información.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN SU ATENCIÓN O EN EL PAGO DEL SERVICIO

Podemos revelar PHI limitada a un miembro de la familia o a otra persona involucrada en su atención o en el pago de su atención médica.

REPRESENTANTES PERSONALES

Podemos divulgar su PHI a un representante personal autorizado, como un abogado, administrador, albacea u otra persona autorizada responsable de usted o su patrimonio. Podemos adoptar medidas para verificar que la persona haya sido debidamente autorizada antes de emprender cualquier acción.

AMENAZA PARA LA SALUD Y LA SEGURIDAD

Podemos divulgar PHI para prevenir o reducir el riesgo de una amenaza grave e inminente a su salud o seguridad, o a la salud y seguridad de otra persona o del público en general.

COMUNICACIONES SOBRE NUESTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS

Podemos usar y divulgar su PHI para comunicarnos con usted en relación con otros productos y servicios de Headspace Medical que creamos que pueden ser de su interés. 

APLICACIÓN DE LA LEY

Podemos divulgar su PHI a la policía u otros funcionarios encargados del cumplimiento de la ley según lo exija la ley o en cumplimiento de una orden judicial, orden de detención, citación, citación u otro proceso judicial para localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo, persona desaparecida o víctima de un delito.

SEGÚN LO EXIJA LA LEY

Debemos divulgar su PHI cuando así lo exija cualquier ley aplicable.  

PROCEDIMIENTOS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVOS

En determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI en el curso de un procedimiento judicial o administrativo en respuesta a una orden judicial, citación u otro proceso legal.

INVESTIGACIÓN

En determinadas circunstancias, podemos usar o divulgar su PHI con fines de investigación. Como preparación para una investigación, podemos revisar PHI limitada para elaborar protocolos de investigación, identificar posibles participantes para investigaciones o para fines similares.

AGENCIAS DE SALUD Y GUBERNAMENTALES

Según lo permitido por la HIPAA, también podemos divulgar su PHI a las siguientes personas o entidades:

• autoridades de salud pública;

• la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA);

• agencias de supervisión de la salud;

• autoridades de comando militar;

• organizaciones de seguridad nacional e inteligencia;

• instituciones correccionales;

• organizaciones de donación de órganos y tejidos;

• médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias;

• agentes de compensación de trabajadores.

USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU PERMISO

Le pediremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar su PHI para cualquier fin no descrito anteriormente. Puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento, excepto en el caso de divulgaciones que la empresa ya haya efectuado o que la ley exija. Headspace Medical no venderá su PHI, no divulgará su PHI con fines de marketing ni divulgará sus notas de psicoterapia, a menos que usted lo autorice por escrito según lo exige la ley.

INFORMACIÓN ADICIONAL PARA LOS REGISTROS DEL TRATAMIENTO PARA LOS TRASTORNOS POR CONSUMO DE SUSTANCIAS

En caso de que Headspace Medical cree o mantenga registros del tratamiento para el trastorno por consumo de sustancias (substance use disorder, “SUD”) de usted, regulados por el Título 42 del Código de Regulaciones Federales (Code of Federal Regulations, CFR), parte 2 (“Parte 2”), gestionaremos esos registros en virtud de los requisitos más estrictos de la Parte 2. No podemos divulgar sus registros de tratamiento para el SUD a menos que se presente una de las siguientes situaciones:

• Usted proporciona una autorización por escrito.

• La divulgación se realiza al personal médico en caso de una emergencia médica.

• La divulgación se realiza al personal calificado con fines de investigación, auditoría o evaluación del programa.

• Tenemos permiso mediante una orden judicial.

Puede proporcionar un único consentimiento para todos los usos o divulgaciones futuros de sus registros de tratamiento para el SUD para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Los registros que se divulguen a un programa de la Parte 2, entidad cubierta o socio comercial de conformidad con el consentimiento por escrito del paciente para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica pueden divulgarse por parte de ese programa de la Parte 2, entidad cubierta o socio comercial, sin el consentimiento por escrito del paciente, en la medida en que las reglamentaciones de la HIPAA permitan dicha divulgación. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos actuado sobre la base de este.

Los registros de tratamiento para el SUD, o el testimonio que transmita el contenido de dichos registros, no se utilizarán ni divulgarán en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos en su contra, a menos que se basen en un consentimiento por escrito o en una orden judicial después de que se le haya notificado y se le haya dado la oportunidad de comparecer a usted o al titular del registro, según lo dispuesto en la Parte 2. Las órdenes judiciales en las que se autorice el uso o la divulgación deben estar acompañadas de una citación u otro requisito legal que exija la divulgación antes de que se utilice o divulgue el registro solicitado.  

SUS DERECHOS 

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su PHI. Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una notificación por escrito a nuestra Oficina de Privacidad con la información de contacto proporcionada al final de este Aviso.

Derecho a la inspección y a copias: tiene derecho a inspeccionar o copiar la PHI que conservamos. También tiene derecho a que le enviemos una copia electrónica de sus registros médicos a un tercero. Podemos rechazar su solicitud en ciertas circunstancias y podemos cobrar una tarifa razonable por los gastos generados.   

Derecho a la recepción de comunicaciones confidenciales: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI por medios alternativos o a una dirección, correo electrónico o número de teléfono alternativos. Su solicitud deberá realizarse por escrito y especificar los medios o la ubicación alternativos. 

Derecho a la modificación: si cree que la PHI que mantenemos sobre usted contiene un error, puede solicitar que corrijamos o actualicemos su información. Su solicitud deberá realizarse por escrito y explicar el motivo por el cual la información debe corregirse o actualizarse. Podemos rechazar su solicitud en determinadas circunstancias y brindarle una explicación por escrito.

Derecho a un informe: puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones de su PHI realizadas por nosotros o nuestros socios comerciales para fines que no sean tratamiento, pago, servicios de atención médica y otras actividades determinadas. La solicitud debe realizarse por escrito e indicar un período que no puede ser mayor que los seis años anteriores.

Derecho a solicitar restricciones: tiene derecho a solicitar restricciones sobre nuestro uso y divulgación de su PHI. Si bien consideraremos todas las solicitudes de restricciones adicionales detenidamente, no estamos obligados a aceptar una restricción solicitada, excepto las restricciones de Pagos u Operaciones en las que el pago se haya realizado “de su bolsillo” y “en su totalidad”.

Derecho a la solicitud de una copia de este aviso: si lo solicita, puede obtener una copia impresa de este Aviso. Puede encontrar la copia electrónica actual en el sitio web de Headspace en: https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

PREGUNTAS Y QUEJAS

Si tiene alguna pregunta o desea obtener más información sobre este Aviso, comuníquese con nosotros utilizando la información de contacto que figura más abajo.

Si cree que hemos vulnerado sus derechos de privacidad, puede presentarnos una queja; para ello, utilice la información de contacto que figura a continuación o diríjase a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Headspace Medical tomará represalias contra usted por presentar una queja.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si desea comunicarse con nosotros en relación con este Aviso, nuestras prácticas de privacidad o sus derechos de privacidad, comuníquese con nuestro responsable de privacidad; para ello, envíe un correo electrónico a privacy@headspace.com o llame al 855.432.3822.