Gemeinsamer Hinweis zum Datenschutz

DATUM DES INKRAFTTRETENS: 30. September 2025

IN DIESEM HINWEIS WIRD BESCHRIEBEN, WIE MEDIZINISCHE INFORMATIONEN ÜBER SIE VERWENDET UND WEITERGEGEBEN WERDEN KÖNNEN UND WIE SIE ZUGRIFF AUF DIESE INFORMATIONEN BEKOMMEN KÖNNEN. BITTE LESEN SIE IHN SORGFÄLTIG DURCH.

Dieser Gemeinsame Hinweis zu den Datenschutzpraktiken (der „Hinweis“) gilt für Headspace Medical Group (CA), P.C. und die angeschlossenen Leistungserbringer, die zusammen eine organisierte Gesundheitsversorgungseinrichtung (Organized Health Care Arrangement, „OHCA“) bilden. Wenn in diesem Hinweis von „Headspace Medical“, „wir“, „uns“ oder „unser“ die Rede ist, bezieht sich dies kollektiv auf alle Mitglieder der OHCA. Eine vollständige Liste der Unternehmen, die zu OHCA gehören, erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten unter den am Ende dieses Hinweises angegebenen Kontaktinformationen. Dieser Hinweis beschreibt unsere Verpflichtungen und Ihre Rechte gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 („HIPAA“) sowie die Art und Weise, wie wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (Protected Health Information, „PHI“) verwenden und offenlegen dürfen.

Headspace Medical erbringt Dienstleistungen im Bereich der psychischen Gesundheit, darunter Coaching, Therapie und Psychiatrie. Headspace Medical ist mit Headspace, Inc. und dessen Tochtergesellschaften („Headspace“) verbunden, wobei Headspace Management- und Verwaltungsdienstleistungen für Headspace Medical erbringt und als dessen Geschäftspartner im Sinne des HIPAA fungiert. 

UNSERE VERANTWORTUNG

Wir sind gesetzlich verpflichtet,

• die Vertraulichkeit Ihrer Gesundheitsdaten („PHI“) zu wahren,

• Ihnen einen Hinweis auf unsere gesetzlichen Pflichten und Datenschutzpraktiken in Bezug auf Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) bereitzustellen,

• Sie im Falle einer Datenschutzverletzung zu benachrichtigen, durch die die Vertraulichkeit oder Sicherheit Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) beeinträchtigt wird, und

• uns an die Bestimmungen dieses Hinweises zu halten.

Dieser Hinweis wird Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellt, und wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzpraktiken sowie die Bedingungen dieses Hinweises zu ändern und diese Änderungen für alle von uns verwahrten geschützten Gesundheitsdaten (PHI) wirksam werden zu lassen. Wir werden jede aktualisierte Version dieses Hinweises auf der Website von Headspace veröffentlichen oder Ihnen auf andere Weise zur Verfügung stellen.

WIE WIR IHRE GESUNDHEITSDATEN VERWENDEN UND WEITERGEBEN KÖNNEN

Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) können für die Behandlung, die Bezahlung, den Betrieb des Gesundheitswesens und andere gesetzlich zulässige oder erforderliche Zwecke verwendet und weitergegeben werden. Headspace Medical darf Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) für die folgenden Zwecke verwenden und offenlegen. 

BEHANDLUNG

Möglicherweise verwenden wir Ihre PHI oder legen diese offen, um im Rahmen unseres Produkt- und Dienstleistungsangebots Coaching-, Telemedizin-, Therapie- und Psychiatriedienstleistungen zu erbringen. Des Weiteren können wir PHI an Ärzte, Therapeuten oder andere Gesundheitsdienstleister übermitteln, die sich um Sie und Ihre Gesundheit kümmern. 

BEZAHLUNG

Wir können PHI über Sie verwenden und weitergeben, damit die von Ihnen bezogenen medizinischen Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden können und die Zahlung von Ihnen, einer Versicherungsgesellschaft oder einem Dritten eingezogen werden kann.

ARBEITSABLÄUFE IM GESUNDHEITSBEREICH

Möglicherweise verwenden wir PHI über Sie und geben diese weiter für Aktivitäten, die zur Unterstützung, zum Betrieb und zur Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen erforderlich sind. Wir können Ihre PHI zum Beispiel verwenden, um die Qualität unserer Dienstleistungen zu überwachen und/oder zu verbessern, um Patientenanfragen zu beantworten und um die Kompetenz und Qualifikation unserer Anbieter und Coaches zu überprüfen. 

DATEN OHNE PERSONENBEZUG

Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) anonymisieren, indem wir gemäß den HIPAA-Standards Informationen entfernen, die Sie identifizieren, wie z. B. Ihren Namen und Ihre Adresse. Wir dürfen diese anonymisierten Daten für beliebige Zwecke verwenden, einschließlich der Entwicklung neuer Produkte, der Verbesserung unserer Dienstleistungen oder der Zusammenarbeit mit Dritten, die uns dabei unterstützen. Diese anonymisierten Daten gelten nicht als geschützte Gesundheitsdaten (PHI). 

MITGLIEDER DER OHCA

Wie eingangs erwähnt, ist Headspace Medical Teil einer OHCA. Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) unter den Teilnehmern der OHCA zu Behandlungs-, Abrechnungs- und Verwaltungszwecken im Gesundheitswesen weitergeben.

GESCHÄFTSPARTNER

Möglicherweise geben wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) an andere Unternehmen oder Einzelpersonen weiter, die als „Geschäftspartner“ bezeichnet werden und die für uns oder in unserem Namen Dienstleistungen erbringen. So können wir ein Unternehmen beispielsweise damit beauftragen, in unserem Namen Dienstleistungen für die Rechnungsstellung zu erbringen oder Rezeptbestellungen zu bearbeiten. Unsere Geschäftspartner sind per Vertrag dazu verpflichtet, die Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) zu wahren und uns über jede unzulässige Weitergabe von Daten zu informieren.

PERSONEN, DIE AN IHRER PFLEGE ODER BEZAHLUNG DER PFLEGE BETEILIGT SIND

Möglicherweise geben wir eingeschränkte geschützte Gesundheitsdaten (PHI) an ein Familienmitglied oder eine andere Person weiter, die an Ihrer Pflege oder der Bezahlung Ihrer Gesundheitsversorgung beteiligt ist.

VERTRETER

Wir können geschützte Gesundheitsdaten (PHI) über Sie an einen bevollmächtigten Vertreter weiterleiten, beispielsweise an einen Anwalt, Verwalter, Testamentsvollstrecker oder eine andere bevollmächtigte Person, die für Sie oder Ihren Nachlass verantwortlich ist. Wir dürfen Maßnahmen ergreifen, um zu überprüfen, ob die Person ordnungsgemäß autorisiert wurde, bevor wir Maßnahmen ergreifen.

BEDROHUNG FÜR GESUNDHEIT UND SICHERHEIT

Wir können geschützte Gesundheitsdaten (PHI) offenlegen, um das Risiko einer ernsthaften und unmittelbaren Bedrohung Ihrer Gesundheit oder Sicherheit oder der Gesundheit und Sicherheit einer anderen Person oder der Allgemeinheit zu verhindern oder zu verringern.

MITTEILUNGEN ÜBER UNSERE PRODUKTE UND DIENSTLEISTUNGEN

Möglicherweise verwenden und teilen wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI), um Sie über andere Produkte und Dienstleistungen von Headspace Medical zu informieren, von denen wir glauben, dass sie für Sie interessant sein könnten. 

GESETZESVOLLZUG

Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) können von uns an die Polizei oder andere Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden, wenn dies per Gesetz vorgeschrieben ist oder wenn wir einer gerichtlichen Anordnung, einem Haftbefehl, einer Zwangsvorladung, einer Vorladung oder einem anderen rechtlichen Verfahren nachkommen, um einen Verdächtigen, einen Flüchtigen, einen Zeugen, eine vermisste Person oder ein Opfer eines Verbrechens zu finden.

WIE GESETZLICH VORGESCHRIEBEN

Wir müssen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) offenlegen, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist. 

GERICHTS- UND VERWALTUNGSVERFAHREN

Unter bestimmten Umständen können wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens als Reaktion auf einen Gerichtsbeschluss, eine Vorladung oder ein anderes rechtmäßiges Verfahren preisgeben.

FORSCHUNG

Wir können Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) unter bestimmten Umständen für Forschungszwecke verwenden oder weitergeben. Im Rahmen der Vorbereitung von Forschungsprojekten können wir in eingeschränktem Umfang geschützte Gesundheitsdaten (PHI) einsehen, um Forschungsprotokolle zu erstellen, potenzielle Forschungsteilnehmer zu identifizieren oder für ähnliche Zwecke.

GESUNDHEITS- UND REGIERUNGSBEHÖRDEN

Wie vom HIPAA genehmigt, können wir Ihre PHI auch an folgende Stellen weitergeben:

• Öffentliche Gesundheitsbehörden

• Die Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde

• Gesundheitsaufsichtsbehörden

• Militärische Kommandobehörden

• Nationale Sicherheits- und Geheimdienstorganisationen

• Justizvollzugsanstalten

• Organisationen für Gewebe- und Organspenden

• Gerichtsmediziner, medizinische Prüfer und Bestattungsinstitute

• Vertreter der Arbeitsunfallversicherung

VERWENDUNGEN UND OFFENLEGUNGEN, DIE IHRE EINWILLIGUNG ERFORDERN

Wir werden Ihre schriftliche Genehmigung einholen, bevor wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) für einen anderen als den oben beschriebenen Zweck verwenden oder offenlegen. Sie können Ihre Genehmigung zu jeder Zeit schriftlich zurückziehen, ausgenommen bei Offenlegungen, bei denen das Unternehmen bereits gehandelt hat oder die gesetzlich vorgeschrieben sind. Headspace Medical wird Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) weder verkaufen noch für Marketingzwecke offenlegen oder Ihre Psychotherapieunterlagen weitergeben, es sei denn, Sie erteilen eine schriftliche Einwilligung, wie gesetzlich vorgeschrieben.

IHRE RECHTE 

Sie haben in Bezug auf Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) die folgenden Rechte. Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, senden Sie bitte eine schriftliche Anfrage an unsere Datenschutzabteilung unter Verwendung der am Ende dieses Hinweises angegebenen Kontaktdaten.

Recht auf Einsichtnahme und Kopie: Sie haben das Recht, die von uns verwahrten geschützten Gesundheitsdaten (PHI) einzusehen oder Kopien davon zu erhalten. Des Weiteren sind Sie berechtigt, von uns eine elektronische Kopie Ihrer Krankenakte an einen Dritten senden zu lassen. Wir dürfen Ihren Antrag unter bestimmten Umständen ablehnen und können eine angemessene Gebühr für entstandene Kosten erheben.  Recht auf vertrauliche Kommunikation: Sie sind berechtigt, zu verlangen, dass wir mit Ihnen über Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) auf anderem Wege oder an eine andere Adresse, E-Mail oder Telefonnummer kommunizieren. Ihre Anfrage muss in Schriftform erfolgen und alternative Kommunikationsmittel oder den Ort enthalten. 

Recht auf Änderung: Wenn Sie der Meinung sind, dass die geschützten Gesundheitsdaten (PHI), die wir über Sie führen, einen Fehler enthalten, können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten korrigieren oder aktualisieren. Ihre Anfrage muss in Schriftform erfolgen und begründen, warum die Informationen korrigiert oder aktualisiert werden sollten. Wir können Ihre Anfrage unter bestimmten Umständen ablehnen und eine schriftliche Erklärung abgeben.

Recht auf ein Verzeichnis der Offenlegungen: Sie können eine Liste bestimmter Offenlegungen Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) durch uns oder unsere Geschäftspartner zu anderen Zwecken als der Behandlung, der Zahlung, der Gesundheitsversorgung und bestimmten anderen Aktivitäten verlangen. Der Antrag muss in Schriftform erfolgen und einen Zeitraum angeben, der nicht länger sein darf als die letzten sechs Jahre. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, Einschränkungen bezüglich der Verwendung und Weitergabe Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) zu beantragen. Obwohl wir alle Anträge auf zusätzliche Einschränkungen sorgfältig prüfen werden, sind wir jedoch nicht verpflichtet, einer beantragten Einschränkung zuzustimmen, außer wenn es sich um Einschränkungen bei der Zahlung oder bei Operationen handelt und die Zahlung „aus eigener Tasche“ und „vollständig“ erfolgt ist.

Recht auf eine Kopie dieses Hinweises: Auf Anfrage können Sie eine Papierversion dieses Hinweises erhalten. Die aktuelle elektronische Version finden Sie auf der Headspace-Website unter: https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

FRAGEN UND BESCHWERDEN

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu diesem Hinweis wünschen, kontaktieren Sie uns bitte über die untenstehende Kontaktinformation.

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Datenschutzrechte verletzt haben, können Sie eine Beschwerde entweder bei uns über die unten angegebene Kontaktinformation oder beim Office for Civil Rights des US-Gesundheitsministeriums einreichen. Headspace Medical wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie ergreifen, wenn Sie sich entscheiden, eine Beschwerde einzureichen.

KONTAKTINFORMATIONEN

Wenn Sie mit uns in Bezug auf diesen Hinweis, unsere Datenschutzpraktiken oder Ihre Datenschutzrechte kommunizieren möchten, setzen Sie sich bitte mit uns unter den folgenden Kontaktdaten in Verbindung:

Headspace Medical Group (CA), P.C.

z. Hd.: Privacy Officer

2417 Michigan Ave. 

Santa Monica, CA 90404

privacy@headspace.com