Gemeinsame Datenschutzerklärung

This Joint Notice of Privacy Practices has been prepared in English and translated into the following languages. The English version is the official version, and the other versions are provided for reference. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version shall prevail.

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GÜLTIGKEITSDATUM: 30. September 2026

IN DIESER MITTEILUNG WIRD BESCHRIEBEN, WIE IHRE MEDIZINISCHEN DATEN VERWENDET UND WEITERGEGEBEN WERDEN KÖNNEN UND WIE SIE ZUGANG ZU DIESEN DATEN ERHALTEN KÖNNEN. BITTE LESEN SIE DIESE MITTEILUNG SORGFÄLTIG DURCH. Headspace setzt sich dafür ein, dass unsere Produkte und Dienstleistungen für alle zugänglich sind. Sprachunterstützungsdienste und barrierefreie Formate dieses Dokuments stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in unserem Hinweis zur Barrierefreiheit.

Diese gemeinsame Datenschutzerklärung (die „Datenschutzerklärung“) gilt für die Headspace Medical Group (CA) P.C. und die mit ihr verbundenen Leistungserbringer, die gemeinsam eine organisierte Gesundheitsversorgungseinrichtung („OHCA“) bilden . Wenn in dieser Erklärung auf „Headspace Medical“ Bezug genommen wird, „wir“, „uns“ oder „unser“, so bezieht sich dies gemeinsam auf alle Mitglieder der OHCA. Eine vollständige Liste der Einrichtungen, aus denen sich die OHCA zusammensetzt, erhalten Sie bei unserer Datenschutzstelle unter Verwendung der am Ende dieser Erklärung angegebenen Kontaktdaten. Diese Erklärung beschreibt unsere Pflichten und Ihre Rechte gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 („HIPAA“) sowie die Art und Weise, wie wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten („PHI“) verwenden und weitergeben dürfen. 

Headspace Medical bietet Dienstleistungen im Bereich der psychischen Gesundheit an, darunter Coaching, Therapie und Psychiatrie. Headspace Medical ist mit Headspace, Inc. und dessen verbundenen Unternehmen („Headspace“) verbunden, wobei Headspace Management- und Verwaltungsdienstleistungen für Headspace Medical erbringt und als dessen Geschäftspartner im Sinne des HIPAA fungiert.

UNSERE VERANTWORTUNG

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet,

• die Vertraulichkeit Ihrer Gesundheitsinformationen („PHI“) zu wahren,

• Sie über unsere gesetzlichen Pflichten und Datenschutzpraktiken in Bezug auf Ihre PHI zu informieren,

• Sie im Anschluss an eine Verletzung zu benachrichtigen, die die Vertraulichkeit oder Sicherheit Ihrer PHI beeinträchtigt, und

• die Bedingungen dieser Mitteilung einzuhalten.

Diese Mitteilung wird Ihnen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzpraktiken sowie die Bestimmungen dieser Mitteilung zu ändern und diese Änderungen für alle von uns gespeicherten geschützten Gesundheitsdaten (PHI) in Kraft zu setzen. Wir werden jede aktualisierte Fassung dieser Mitteilung auf der Website von Headspace veröffentlichen oder Ihnen auf andere Weise zur Verfügung stellen.

WIE WIR IHRE GESUNDHEITSINFORMATIONEN VERWENDEN UND OFFENLEGEN DÜRFEN

Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) können für Behandlungszwecke, Zahlungsabwicklungen, den Betrieb von Gesundheitseinrichtungen sowie für andere gesetzlich zulässige oder vorgeschriebene Zwecke verwendet und weitergegeben werden. Headspace Medical kann Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) für die folgenden Zwecke verwenden und weitergeben. Bitte beachten Sie, dass die Weitergabe von PHI dazu führen kann, dass der Empfänger diese Daten weitergibt, wodurch sie nicht mehr unter den Schutz des HIPAA fallen. Die Möglichkeit des Empfängers zur Weitergabe kann eingeschränkt sein, wenn der Empfänger ebenfalls dem HIPAA oder ähnlichen Gesetzen unterliegt oder wenn er durch vertragliche Verpflichtungen eingeschränkt ist, die ihm von uns oder einer anderen Partei auferlegt wurden.

BEHANDLUNG

Wir dürfen Ihre PHI verwenden oder offenlegen, um Coaching-, Telehealth-, Therapie- und Psychiatrieleistungen im Rahmen unserer Produkt- und Dienstleistungsangebote zu erbringen. Wir dürfen PHI auch an Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten oder andere Leistungserbringer im Gesundheitswesen offenlegen, die an Ihrer Versorgung und Ihrer Gesundheit beteiligt sind.

ABRECHNUNG

Wir dürfen PHI über Sie verwenden und offenlegen, damit die von Ihnen in Anspruch genommenen Gesundheitsleistungen in Rechnung gestellt werden können und die Zahlung von Ihnen, einer Versicherungsgesellschaft oder einem Dritten eingezogen werden kann.

GESUNDHEITSWESEN

Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) für Aktivitäten nutzen und weitergeben, die zur Unterstützung, zum Betrieb und zur Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen erforderlich sind. So können wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) beispielsweise dazu verwenden, die Qualität unserer Dienstleistungen zu überwachen und/oder zu verbessern, auf Patientenanfragen zu reagieren sowie die Kompetenz und Qualifikation unserer Leistungserbringer und Coaches zu überprüfen. 

ANONYMISIERTE DATEN

Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) anonymisieren, indem wir Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen – wie beispielsweise Ihren Namen und Ihre Adresse –, gemäß den von HIPAA vorgegebenen Standards entfernen. Wir dürfen diese anonymisierten Daten für beliebige Zwecke nutzen, unter anderem zur Entwicklung neuer Produkte, zur Verbesserung unserer Dienstleistungen oder zur Zusammenarbeit mit Dritten, die uns dabei unterstützen. Diese anonymisierten Daten gelten nicht als geschützte Gesundheitsdaten (PHI). 

OHCA-MITGLIEDER

Wie eingangs erwähnt, ist Headspace Medical Teil einer OHCA. Wir können Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) unter den Teilnehmern der OHCA zum Zwecke der Behandlung, der Abrechnung und der Abwicklung von Gesundheitsdienstleistungen weitergeben.

GESCHÄFTSPARTNER

Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten an andere Unternehmen oder Personen, sogenannte „Geschäftspartner“, weitergeben, die Dienstleistungen für uns oder in unserem Auftrag erbringen. Beispielsweise können wir ein Unternehmen beauftragen, in unserem Auftrag Abrechnungsdienstleistungen zu erbringen oder Verschreibungsaufträge zu bearbeiten. Unsere Geschäftspartner sind vertraglich verpflichtet, die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer geschützten Gesundheitsdaten zu wahren und uns über jede unzulässige Weitergabe von Informationen zu informieren.

AN IHRER VERSORGUNG ODER DER ZAHLUNG FÜR DIE VERSORGUNG BETEILIGTE PERSONEN

Wir dürfen begrenzte Mengen an geschützten Gesundheitsdaten (PHI) an ein Familienmitglied oder eine andere Person weitergeben, die an Ihrer Versorgung oder der Bezahlung Ihrer Gesundheitsversorgung beteiligt ist.

PERSÖNLICHE VERTRETER

Wir dürfen Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) an einen bevollmächtigten persönlichen Vertreter weitergeben, beispielsweise an einen Rechtsanwalt, einen Verwalter, einen Testamentsvollstrecker oder eine andere bevollmächtigte Person, die für Sie oder Ihren Nachlass verantwortlich ist. Wir können Maßnahmen ergreifen, um zu überprüfen, ob die betreffende Person ordnungsgemäß bevollmächtigt ist, bevor wir weitere Schritte unternehmen.

GEFAHR FÜR GESUNDHEIT UND SICHERHEIT

Wir dürfen PHI weitergeben, um das Risiko einer schwerwiegenden und unmittelbar drohenden Gefahr für Ihre Gesundheit oder Sicherheit oder für die Gesundheit und Sicherheit einer anderen Person oder der Allgemeinheit abzuwenden oder zu verringern.

KOMMUNIKATIONEN ÜBER UNSERE PRODUKTE UND DIENSTLEISTUNGEN

Wir dürfen Ihre PHI verwenden und offenlegen, um Sie über andere Produkte und Dienstleistungen von Headspace Medical zu kontaktieren, von denen wir annehmen, dass sie für Sie von Interesse sein könnten.

STRAFVERFOLGUNG

Wir dürfen Ihre PHI an die Polizei oder andere Strafverfolgungsbehörden offenlegen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Erfüllung einer gerichtlichen Anordnung, eines Haftbefehls, einer Vorladung, einer Ladung oder eines sonstigen Rechtsverfahrens zur Aufspürung einer verdächtigen Person, einer flüchtigen Person, einer Zeugin oder eines Zeugen, einer vermissten Person oder eines Opfers einer Straftat.

GEMÄSS GESETZLICHER VORSCHRIFT

Wir müssen Ihre PHI offenlegen, wenn wir hierzu durch anwendbares Recht verpflichtet sind.

GERICHTS- UND VERWALTUNGSVERFAHREN

Unter bestimmten Umständen dürfen wir Ihre PHI im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens als Reaktion auf eine gerichtliche Anordnung, eine Vorladung oder ein sonstiges rechtmäßiges Verfahren offenlegen.

FORSCHUNG

Unter bestimmten Umständen dürfen wir Ihre PHI für Forschungszwecke verwenden oder offenlegen. Zur Vorbereitung von Forschungsvorhaben dürfen wir in begrenztem Umfang PHI einsehen, um Forschungsprotokolle zu entwerfen, potenzielle Forschungsteilnehmerinnen und -teilnehmer zu identifizieren oder für ähnliche Zwecke.

GESUNDHEITS- UND REGIERUNGSBEHÖRDEN

Sofern nach HIPAA zulässig, dürfen wir Ihre PHI außerdem gegenüber folgenden Stellen offenlegen:

• Gesundheitsbehörden

• die Food and Drug Administration

• Aufsichtsbehörden im Gesundheitswesen

• Militärische Befehlsgewalt

• Organisationen für nationale Sicherheit und Nachrichtendienste

• Strafvollzugsanstalten

• Organisationen für Organ- und Gewebespenden

• Leichenbeschauer, Gerichtsmediziner und Bestatter

• Versicherungsvermittler

TEILNAHME AM CMS-ACCESS-MODELL

Wenn Sie am CMS-ACCESS-Modell teilnehmen, können wir Ihre Gesundheitsdaten an CMS weitergeben, um die Versorgung zu koordinieren, die Qualität zu verbessern und das Programm zu bewerten, und zwar in Übereinstimmung mit den Anforderungen des CMS-Modells. Sie erhalten eine gesonderte Mitteilung, in der diese Datenweitergabe beschrieben wird, bevor Sie sich für das Programm anmelden.

VERWENDUNGEN UND WEITERGABEN, FÜR DIE IHRE ZUSTIMMUNG ERFORDERLICH IST

Wir werden Sie um Ihre schriftliche Einwilligung bitten, bevor wir Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) für einen anderen als die oben beschriebenen Zwecke verwenden oder weitergeben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit schriftlich widerrufen, mit Ausnahme von Weitergaben, die das Unternehmen bereits vorgenommen hat oder die gesetzlich vorgeschrieben sind. Headspace Medical wird Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI) nicht verkaufen, sie nicht zu Marketingzwecken weitergeben und Ihre Psychotherapie-Notizen nicht offenlegen, es sei denn, Sie erteilen eine schriftliche Einwilligung, wie es das Gesetz vorschreibt.

ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN ZU BEHANDLUNGSUNTERLAGEN BEI SUCHTSTÖRUNGEN

Sollte Headspace Medical Behandlungsunterlagen zu Suchterkrankungen („SUD“) über Sie erstellen oder führen, die den Bestimmungen von 42 CFR Teil 2 („Teil 2“) unterliegen, werden wir diese Unterlagen gemäß den strengeren Anforderungen von Teil 2 behandeln. Wir dürfen Ihre SUD-Behandlungsunterlagen nicht weitergeben, es sei denn

• Sie erteilen eine schriftliche Genehmigung;

• die Weitergabe erfolgt an medizinisches Personal im Falle eines medizinischen Notfalls;

• die Weitergabe erfolgt an qualifiziertes Personal zu Forschungs-, Prüfungs- oder Programmbewertungszwecken; oder

• Dies ist uns durch einen Gerichtsbeschluss gestattet.

Sie können eine einmalige Einwilligung für alle künftigen Verwendungen oder Weitergaben Ihrer SUD-Behandlungsunterlagen zum Zwecke der Behandlung, der Abrechnung und der Verwaltung im Gesundheitswesen erteilen. Unterlagen, die gemäß der schriftlichen Einwilligung des Patienten zu Behandlungs-, Abrechnungs- und Gesundheitsversorgungszwecken an ein Teil-2-Programm, eine betroffene Einrichtung oder einen Geschäftspartner weitergegeben werden, dürfen von diesem Teil-2-Programm, dieser betroffenen Einrichtung oder diesem Geschäftspartner ohne schriftliche Einwilligung des Patienten weitergegeben werden, soweit die HIPAA-Vorschriften eine solche Weitergabe zulassen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit schriftlich widerrufen, es sei denn, wir haben uns bereits darauf gestützt.

SUD-Behandlungsunterlagen oder Zeugenaussagen, die den Inhalt solcher Unterlagen wiedergeben, dürfen in Zivil-, Straf-, Verwaltungs- oder Gesetzgebungsverfahren gegen Sie nicht verwendet oder offengelegt werden, es sei denn, es liegt eine schriftliche Einwilligung vor oder es liegt ein Gerichtsbeschluss vor, nachdem Ihnen oder dem Inhaber der Unterlagen gemäß Teil 2 eine Benachrichtigung und Gelegenheit zur Anhörung gewährt wurde. Einem Gerichtsbeschluss, der die Verwendung oder Offenlegung genehmigt, muss eine Vorladung oder eine andere rechtliche Anordnung zur Offenlegung beigefügt sein, bevor die angeforderte Akte verwendet oder offengelegt wird. 

IHRE RECHTE 

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre geschützten Gesundheitsdaten (PHI). Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie bitte einen schriftlichen Antrag an unsere Datenschutzstelle unter Verwendung der am Ende dieser Mitteilung angegebenen Kontaktdaten.

Recht auf Einsichtnahme und Kopie: Sie haben das Recht, die von uns gespeicherten geschützten Gesundheitsdaten (PHI) einzusehen oder zu kopieren. Sie haben außerdem das Recht, von uns eine elektronische Kopie Ihrer Krankenakte an einen Dritten übermitteln zu lassen. Unter bestimmten Umständen können wir Ihren Antrag ablehnen und eine angemessene Gebühr für die entstandenen Kosten erheben. 

Recht auf vertrauliche Kommunikation: Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir mit Ihnen bezüglich Ihrer geschützten Gesundheitsdaten auf alternative Weise oder an eine alternative Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer kommunizieren. Ihr Antrag muss schriftlich erfolgen und die alternative Kommunikationsweise oder den alternativen Ort genau angeben. 

Recht auf Berichtigung: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die von uns über Sie gespeicherten geschützten Gesundheitsdaten (PHI) einen Fehler enthalten, können Sie beantragen, dass wir Ihre Daten berichtigen oder aktualisieren. Ihr Antrag muss schriftlich erfolgen und eine Begründung enthalten, warum die Daten berichtigt oder aktualisiert werden sollten. Unter bestimmten Umständen können wir Ihren Antrag ablehnen und Ihnen eine schriftliche Begründung zukommen lassen.

Recht auf Auskunft: Sie können eine Aufstellung bestimmter Offenlegungen Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) anfordern, die von uns oder unseren Geschäftspartnern zu anderen Zwecken als Behandlung, Zahlung, Abwicklung von Gesundheitsleistungen und bestimmten anderen Tätigkeiten vorgenommen wurden. Der Antrag muss schriftlich erfolgen und einen Zeitraum angeben, der nicht länger als die letzten sechs Jahre sein darf.

Recht auf Beantragung von Einschränkungen: Sie haben das Recht, Einschränkungen hinsichtlich unserer Nutzung und Weitergabe Ihrer geschützten Gesundheitsdaten (PHI) zu beantragen. Wir werden zwar alle Anträge auf zusätzliche Einschränkungen sorgfältig prüfen, sind jedoch nicht verpflichtet, einer beantragten Einschränkung zuzustimmen, mit Ausnahme von Einschränkungen im Zusammenhang mit Zahlungen oder Betriebsabläufen, bei denen die Zahlung „aus eigener Tasche“ und „vollständig beglichen“ erfolgte. 

Recht auf Anforderung einer Kopie dieser Erklärung: Auf Anfrage erhalten Sie eine gedruckte Kopie dieser Erklärung. Die aktuelle elektronische Fassung finden Sie auf der Headspace-Website unter: https://www.headspace.com/notice-of-privacy-practices. 

FRAGEN UND BESCHWERDEN

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu dieser Mitteilung wünschen, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der unten angegebenen Kontaktinformationen.

Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir Ihre Datenschutzrechte verletzt haben, können Sie eine Beschwerde an uns unter Verwendung der unten angegebenen Kontaktdaten oder an das Büro für Bürgerrechte des US-Gesundheitsministeriums richten. Headspace Medical wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie ergreifen, weil Sie eine Beschwerde eingereicht haben.

KONTAKTINFORMATIONEN

Wenn Sie sich bezüglich dieser Erklärung, unserer Datenschutzpraktiken oder Ihrer Datenschutzrechte an uns wenden möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter privacy@headspace.com oder telefonisch unter 855.432.3822.